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Text File  |  1991-11-11  |  14KB  |  340 lines
  1.  
  2.                            Menu for Custom Features
  3.  
  4.                                ==============
  5.                                |  OPTION 1: |
  6.                                ==============
  7.  
  8.  
  9. Option 1 will change the description of the category of Clients that appear ì
  10. on the bottom of the various screens.  It currently defaults to:
  11.  
  12.               "Category Selected " 
  13.  
  14. You  can change  this to any  phrase you wish that more  closely  describes ì
  15. your business, such as :
  16.  
  17.                        "Classes of Real Estate Buyers"
  18.                                       or
  19.                  "Earning level of Life Insurance Clients"
  20.  
  21.  
  22.  
  23. Also, option 1 will change the default name for:
  24.  
  25. Default name for expenses/revenue title (plural), 15 characters 
  26.  
  27. This is the word that appears in the screens for the Client file,  Activity ì
  28. file, and option 4, Revenue/Expense (option 4, Main Program Menu).
  29.  
  30. Option  1  will allow you to change the unit of measure  for  the  Economic ì
  31. Value of the Portfolio.  You have your choice of these three options:
  32.  
  33.                                 1)  Dollars
  34.                                 2)  Pounds
  35.                             3)  Define your own
  36.  
  37. Option  1 also gives you the flexibility to toggle on or off the  'pop  up' ì
  38. data  entry  screen  that appears above the Economic Value  while  you  are ì
  39. modifying this value in the Client file.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.                                ==============
  44.                                |  OPTION 2: |
  45.                                ==============
  46.  
  47. Option 2 allows you to change the default state, city, area code, 'Referred ì
  48. by', or zip code that appears when you add any record to the Client file.
  49.  
  50.  
  51.                                ==============
  52.                                |  OPTION 3: |
  53.                                ==============
  54.  
  55. Option  3  will  change  the  heading  on  all  screens  and  reports.   It ìècurrentlydefaults to :
  56.  
  57.                    "Client AND ACTIVITY TRACKING SYSTEM"
  58.  
  59. You  could change it to anything that describes your business or  industry, ì
  60. such as:
  61.  
  62.                   "LIFE INSURANCE Client TRACKING SYSTEM"
  63.                                       or
  64.                   "DADE COUNTY REAL ESTATE TRACKING SYSTEM"
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                                ==============
  69.                                |  OPTION 4: |
  70.                                ==============
  71.  
  72.         Option 4 is:  Toggle initial graphics image for Appointments.
  73.                                Default=[now on]
  74.  
  75. When  your program first begins, it performs two processes: 1) Displays  to ì
  76. you how many appointments you have for that day, if any; and 2) if you have ì
  77. at  least  one appointment for today, then the program creates  a  graphics ì
  78. image of your appointments for the next two weeks.  These 2 processes  take ì
  79. some  time. If you wish to turn both off so that the program goes  directly ì
  80. to the Main Program Menu, then select option 4 to be [now off].
  81.  
  82.  
  83.  
  84.                                ==============
  85.                                |  OPTION 5: |
  86.                                ==============
  87.  
  88. Default name for person file:
  89.  
  90. You can input two variables:
  91.  
  92.  'Full title for Client file :'
  93.  'Individual name that describes this classification (singular, 13 characters)
  94.  
  95. The first one is the title that appears on the main program screen and  the ì
  96. Client  file screen.  You can input up to 40 characters.  An example  would ì
  97. be: (The word "FILE" is added later to the end of your text)
  98.  
  99.           Client <======default
  100.           PERSONNEL CANDIDATE SYSTEM
  101.           NAMES OF VENDORS
  102.  
  103. The second variable is a single word that will appear everywhere that  this ì
  104. category is referred to, such as the individual data entry screen and Quick ì
  105. Search.
  106.  
  107. Examples:  Client (<========default)       Candidate      Vendor 
  108.  
  109. è
  110.                                ==============
  111.                                |  OPTION 6: |
  112.                                ==============
  113.  
  114.                      6)  Toggle 'Printer Off-LIne Menu:   
  115.  
  116. In  a  number  of places where you elect to print out  some  document,  the ì
  117. program  will  check to see if the printer is really on line.  If  not,  it ì
  118. issues an error message telling you to turn on the printer.  This check  is ì
  119. performed  on  LPT1:  for a parallel printer.  If your printer  set  up  is ì
  120. different, then turn off this option.
  121.  
  122.                                ==============
  123.                                |  OPTION 7: |
  124.                                ==============
  125.  
  126.                         7)  Print 'alignment' label
  127.  
  128. You  have  the option here of printing an 'alignment'  record.   Sometimes, ì
  129. after  turning  on  the printer for the first time, the first  label  in  a ì
  130. series  will  not print correctly unless you print  this  alignment  record ì
  131. first.
  132.  
  133.  
  134.                                ==============
  135.                                |  OPTION 8: |
  136.                                ==============
  137.  
  138. This  option establishes the name used for  Appointments/Schedule  System.  Itì
  139. defaults to 'Appointment'.
  140.  
  141.  
  142.                                ==============
  143.                                |  OPTION 9: |
  144.                                ==============
  145.  
  146.  
  147. This option sets the length or 'span' of the search string, Activity  File, ì
  148. Add section. 
  149.  
  150. If  the  program cannot find a match in the Client file for  the  name  you ì
  151. enter  in the Activity Add section, then it will display a list that  shows ì
  152. similar names before or after your attempted entry.
  153.  
  154.  
  155.  
  156.                                ==============
  157.                                |  OPTION A: |
  158.                                ==============
  159.  
  160.  
  161.                A)  Automatic pausing and pacing between screens
  162.                                Default=[auto pausing  ]
  163. è
  164. The program will automatically pause between a number of its screens, allowing ì
  165. you to see what is on the screen without the necessity of your  continually ì
  166. having  to  interact  with the program.   If you  wish  to  over-ride  this ì
  167. automatic  pacing feature, select option A to be [manual pausing  ].   When ì
  168. you do this, all of the automatic pauses will have been replaced by a beep, ì
  169. followed  by  this  message:  "Enter  Any  Character  to  continue".   This ì
  170. signifies  that the program is waiting for you to enter a key  to  continue ì
  171. instead  of showing you that screen for a predetermined number of  seconds.  ì
  172. If  you wish to bypass allpauses, whether pre-timed or manual,  select  [no ì
  173. pausing   ].
  174.  
  175.  
  176.                                ==============
  177.                                |  OPTION "B"|
  178.                                ==============
  179.  
  180. This feature bypasses the 3 level data file/index/batch file checking  that ì
  181. the  program performs every time it is started.   On slower machines,  this ì
  182. procedure takes considerable time to accomplish and can therefore be turned ì
  183. off, if desired.
  184.  
  185.  
  186.  
  187.                                ==============
  188.                                |  OPTION "C"|
  189.                                ==============
  190.  
  191.             Create a default date for Appointments in Activity Add
  192.  
  193. Normally,  the program creates a default date in the Activity Add  file  of ì
  194. '01/01/1901'.  This date is a code that tells the program not to schedule a ì
  195. future  appointment or commitment.  You would change this default  date  if ì
  196. you wish ALL new activity records to have a future appointments date.
  197.  
  198.  
  199.  
  200.                                ==============
  201.                                |  OPTION "D"|
  202.                                ==============
  203.  
  204.                  D)  Displays 'All Scheduled Activities':
  205.  
  206. Whenever you add an activity record and place a future Appointments date in ì
  207. the  bottom  of  the record,  you will then  be  displayed  'All  Scheduled ì
  208. Activities' on that same date.   If you want to turn that display off, then ì
  209. enter this option, 'D.'
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                                ==============
  214.                                |  OPTION "E"|
  215.                                ==============
  216.  
  217.                      E)  Sound for 'exploding window':è
  218. The  program contains an 'exploding window' in two locations: Flash  Report ì
  219. [TM] and 'All Scheduled Activities.'  Accompanying this 'exploding  window' ì
  220. is a sound effect that can be turned off at this selection, 'E.'
  221.  
  222.  
  223.                                ==============
  224.                                |  OPTION "F"|
  225.                                ==============
  226.  
  227.  
  228.                  "F)  Time stamp each new activity record"
  229.  
  230. By default,  this option is off.   If selected On,  this will add into each ì
  231. new  activity record the exact time when it was created.   This information ì
  232. is  placed  into the comment field of each new activity record as  you  are ì
  233. saving  it.   To see the actual entry,  you must browse through the  record ì
  234. after you have created it, as you would, for example, in Flash Report [TM].
  235.  
  236. This fragment is how the Time stamp appears in the comment:
  237.  
  238.                                 6:31:45 pm
  239.  
  240. Why would you use this option?  If you are making multiple calls per day to ì
  241. the  same person or company,  then this Time stamp would be a clear way  of ì
  242. documenting the order of the records. 
  243.  
  244.  
  245.                                ==============
  246.                                |  OPTION "G"|
  247.                                ==============
  248.  
  249.              "G)  7 choices in search criteria: Client Get"
  250.  
  251.                          'View' or Search Options:
  252.                                  Overview
  253.  
  254. When  you are in the Client file, Get option, you have the following  seven ì
  255. 'views' or search criteria available to you:
  256.  
  257.                      "1)  Search by Company Name"
  258.                      "2)  Search by First Name"
  259.                      "3)  Search by Last Name"
  260.                      "4)  Search by Phone Number"
  261.                      "5)  View or search by Zip Code"
  262.                      "6)  View or search by Category"
  263.                       "7)  Search on Referred by"
  264.  
  265.  
  266. Once  you  select your 'view,' then all records are stacked or  ordered  in ì
  267. that  sequence.   If, for example, you select the last  name  'view',  then ì
  268. after  you search and locate one record, all records before and after  that ì
  269. one will be ordered alphabetically by last name.
  270.  
  271. The  logic  of  this option is similar to the one available  in  the  'Fast ìèSearch Through Data' Menu, (Main Program Menu, Option 6) Option 1:
  272.                'Lightning fast search through Client file'
  273.  
  274. In the 'Lightning fast search,' you are displayed information quickly,  but ì
  275. cannot move back and fourth between records that are adjacent to those that ì
  276. appear  in your match.  By contrast, in the 'View' or Search  Options'  you ì
  277. can  move  back and fourth among the records and observe,  say,  all  phone ì
  278. numbers or zip codes that precede or follow a matched record.
  279.  
  280.                              Search Procedure:
  281.  
  282.                                                                            
  283. Once  you select any one of options 1 through 7, the menu will branch  back ì
  284. to the prior screen and place the cursor in that field where you wish to do ì
  285. your  search.  Once a record is found, all records then will be stacked  or ì
  286. ordered by that criteria.  
  287.  
  288. Whatever criteria you select here will cause one of the following  messages ì
  289. to appear on the top to the Client Get screen that you just came from:
  290.  
  291.  
  292.           "Company Name 'View', records in order by company name"
  293.             "First Name 'View', records in order by first name"
  294.              "Last Name 'View', records in order by last name"
  295.           "Phone Number 'View', records in order by phone number"
  296.               "Zip Code 'View', records in order by zip code"
  297.               "Category 'View', records in order by category"
  298.            "Referred by 'View', records in order of referred by
  299.  
  300.  
  301. As you enter 'N' for next or 'P' for previous,  you will be moving back and ì
  302. fourth between adjacent records in that 'view.'
  303.  
  304.  
  305.                  Turning Off the 'View' or Search Options:
  306.  
  307.  
  308. For some users, these seven search criteria present too many keystrokes for ì
  309. their  search.   If  you  wish to reduce the seven search  options  to  one ì
  310. default  option  for Company name,  then you can do so here at  the  Custom ì
  311. Options Menu by changing selection 'G' to display:
  312.  
  313.                                 "[now Off]"
  314.  
  315.  
  316.  
  317.                                ==============
  318.                                |  OPTION "I"|
  319.                                ==============
  320.  
  321.                      "I)  Phone number occurrences: "
  322.  
  323. By  default,  the program will show you those other records in  the  Client ì
  324. file  that  have the same phone number while you are  adding  records.   If ì
  325. turned off, this selection will display only a count of those records  that ìèhave  the  same phone, not the Flash Report [TM]-style  report  behind  the ì
  326. numbers.
  327.  
  328.  
  329.  
  330.                                ==============
  331.                                |  OPTION "J"|
  332.                                ==============
  333.  
  334.                           "J)  Print 'FIN' files"
  335.  
  336.  
  337. Oncσ registered¼á thi≤ prograφ contain≤ ß numbe≥ oµ 'FINº tex⌠ file≤ iε thσ ì
  338. subdirectory¼á useΣ iε support«á   WitΦ selectioε 'Jº oε thi≤ menu¼ yo⌡ caε ì
  339. reprin⌠ theφ froφ ß light-ba≥ selectablσ menu.
  340.